ChatGPT로 견적서 자동 생성 시스템 만들기
코딩 몰라도, 실무 견적 업무 자동화하는 방법
요즘 ChatGPT로 할 수 있는 일들이 정말 많습니다. 단순한 챗봇을 넘어서, 실제 비즈니스 현장에서 바로 적용할 수 있는 자동화 시스템까지 만들 수 있죠. 오늘은 제가 직접 만든 ‘견적서 자동 생성 시스템’을 소개해보려 합니다.
왜 견적서 자동화가 필요할까?
제가 운영하는 쇼핑몰이나 서비스 업체에서는 견적서를 자주 작성합니다.
- 제품명, 수량, 단가 입력
- 고객사 정보 입력
- 할인 조건 적용
- 세금 계산 후 PDF 출력
이 작업을 매번 수작업으로 하다 보면 시간도 오래 걸리고, 실수도 잦습니다.
그래서 이 작업을 ChatGPT + Google Sheets + Apps Script + PDF 변환 도구를 이용해 자동화해봤습니다.
시스템 구성 개요
- Google 스프레드시트 – 견적 데이터 입력 폼
- Google Apps Script – ChatGPT와 연동
- OpenAI API – GPT-4 모델 호출
- HTML 템플릿 – 견적서 디자인용
- PDF 변환 후 이메일 자동 발송 – 완성된 견적서 고객에게 발송
Step 1. Google Sheet로 기본 폼 만들기
먼저 견적 항목들을 Google Sheet에 정리합니다.
- 고객사명, 담당자명, 발송일자, 결제조건 등도 시트 하단에 추가합니다.
Step 2. ChatGPT로 자연어 요약 자동 생성
이제 이 데이터를 바탕으로, GPT에게 요약 코멘트를 부탁합니다.
예:
“이번 견적은 ○○전자에 제공되는 사무기기 3종입니다. 총 금액은 약 ○○원이며, 납품 일정은 협의 후 결정됩니다.”
Google Apps Script에서 OpenAI API를 호출하면 됩니다.
function getChatGPTSummary(data) {
const payload = {
model: "gpt-4",
messages: [
{ role: "system", content: "당신은 견적서를 작성하는 전문가입니다." },
{ role: "user", content: 다음 품목으로 고객에게 줄 코멘트를 만들어줘: ${data} }
]
};
const options = {
method: "post",
contentType: "application/json",
headers: { Authorization: "Bearer YOUR_API_KEY" },
payload: JSON.stringify(payload)
};
const response = UrlFetchApp.fetch("https://api.openai.com/v1/chat/completions", options);
const result = JSON.parse(response.getContentText());
return result.choices[0].message.content;
}
Step 3. PDF 템플릿으로 출력
Apps Script에서 HTML 템플릿을 사용해 견적서 디자인을 하고, PDF로 변환합니다.
const html = HtmlService.createTemplateFromFile('quote_template.html');
html.data = { 품목, 총합계, 고객사정보 };
const blob = html.evaluate().getBlob().getAs('application/pdf');
Step 4. 자동 이메일 전송
완성된 PDF는 이메일로 자동 전송할 수있어요
MailApp.sendEmail({
to: "client@example.com",
subject: "견적서 발송드립니다",
body: "안녕하세요, 첨부된 견적서를 확인해주세요.",
attachments: [blob]
});
완성된 화면 예시
- 견적 데이터 입력 → [요약 생성] 버튼 클릭
- 1분 이내에 PDF 견적서가 이메일로 발송됨
- 견적서에는 자연어 설명, 총금액, 납품 조건 포함
실제 사용 후기
이 시스템을 만든 이후, 견적서를 만드는 시간이 약 80% 줄었습니다.
직원이 없어도 누구나 클릭 몇 번으로 견적서를 만들 수 있고, 고객 응대 속도도 빨라졌습니다.
마치며
ChatGPT를 단순히 Q&A 도구로만 쓰기엔 아깝습니다.
이처럼 실무 자동화 시스템과 연동하면, 훨씬 더 강력한 업무 도우미가 됩니다.
